Международный Учебно-консалтинговый Профи-центр Стрельниковых
АдресКиев, ул.Маршала Тимошенко, 15Г, оф.1
Телефон+38 (044) 228-69-24

СЕКРЕТАРСКОЕ ДЕЛО, АДМИНИСТРИРОВАНИЕ ОФИСА

секретарское дело

В данном разделе Вы можете:

-грамотно выбрать профессию или курсы повышения квалификации;

-ознакомиться с описанием и программой учебных курсов:

Деловой этикет и протокол

Делопроизводство и архивное дело

Делопроизводство

Архивное дело

Офис-менеджмент с изучением ПК

ПК для секретаря/офис-менеджера

Административно-хозяйственное делопроизводство

Конфликтология

Тайм-менеджмент

Результат обучения на курсах по направлению «Секретарское дело. Администрирование офиса»

Вы

  • овладеете всеми тайнами документооборота;
  • научитесь эффективно управлять временем;
  • станете незаменимым помощником для своего директора;
  • научитесь грамотному ведению делопроизводства;
  • освоите все нюансы архивного дела;
  • сможете всегда безошибочно выбирать дресс-код для любой ситуации/события;
  • научитесь правильно организовывать приёмы (от маленького суаре до большого светского раута) и проводить совещания;
  • станете незаменимым помощником «правой рукой» для своего руководителя;
  • получите карьерный рост и высокую оплату труда;
  • сможете общаться с руководством, коллегами и гостями в соответствии с нормами делового этикета и многому другому.

Портрет идеального секретаря/помощника руководителя

Требования к должности

Слово «секретарь» происходит от французского средневекового слова «secretaire» и первоначально означало доверенное лицо (по-французски secret - это тайна). Хороший секретарь по существу остается таким и сейчас.

В организации секретарской службы на протяжении многих лет большое место занимали вопросы служебного этикета, взаимоотношения с начальником, искусство овладения хорошими манерами, грамотного составления организационно-распорядительной документации.

Начальник службы секретариата должен быть почти полубогом, обладающим рядом взаимоисключающих качеств: от незаурядного интеллекта до умения быть незаметным. Ему следует уметь быть одновременно динамичным и терпеливым, конструктивно общаться и быть хорошим слушателем, отличаться решимостью, осмотрительностью и тактом.

В результате получается, что он должен обладать: бескорыстием миссионера, неприхотливостью отшельника, работоспособностью жука, красноречием министра, находчивостью адвоката, выдержкой и терпением рыболова, силой убеждения судьи, здоровьем олимпийца, оптимизмом потерпевшего кораблекрушение и тактом дипломата…

Секретарь ресепшионист

Это название происходит от наименования административной стойки reception, за которой расположено рабочее место секретаря. Отсюда самые разные варианты написания и произношения: ресепшион, рецепция, а также название самой профессии — ресепшионист.

Обязанность секретаря на reception — встретить посетителя и сопровождать до тех пор, пока им не сможет заняться офис-менеджер или другой сотрудник, к которому он пришел.

Поэтому для секретаря большое значение имеют внешние данные, обаяние, культура речи. На работу приглашают внешне приятных девушек до 30 лет. Для офисов, где среди посетителей бывают иностранцы, разумеется, требуется знание языков. Образование не ниже среднего специального, опять же в зависимости от контингента посетителей. А из личных качеств необходимы доброжелательность, умение сдерживать свои эмоции, терпение. Если в обязанности входит работа с документами, то необходимо знание основ делопроизводства и компьютера на уровне пользователя.

Офис-менеджер — это своего рода администратор офиса. Помимо обычных секретарских обязанностей на него могут возлагаться координация деятельности ряда служб компании (например, хозяйственной), исполнение поручений сотрудников, как руководящих, так и рядовых. Эта позиция требует большей самостоятельности, чем должность просто секретаря или секретаря на reception.

Офис-менеджер, как правило, выполняет административные функции. Он контролирует обеспеченность работников офиса расходными материалами, выполняет задания по копированию документов или другие служебные просьбы сотрудников, поддерживает порядок на стеллажах, в приемной для посетителей, возможно, в его обязанности входит приготовление чая или кофе клиентам, руководителю или сотрудникам, контроль за некоторыми службами — курьерами, водителями и т. п.

Часто, если нет специального сотрудника, на офис-менеджера возлагают обязанности по рекламе и PR, например заказ сувениров для партнеров и клиентов, взаимодействие с рекламными агентствами, размещение рекламы в СМИ. Бывает, что он организует корпоративные мероприятия и многое другое.

Главное требование к администратору быть приветливым и доброжелательным, приятным для сотрудников и посетителей. Поэтому работу офис-менеджера, как правило, доверяют привлекательным девушкам в среднем до 30 лет, внешний облик которых гармонично сочетает черты делового стиля, доброжелательности и обаяния. В разных организациях возраст может быть ограничен и 26, и 45 годами. Это связано с целевой аудиторией фирмы, ее потенциальными клиентами. Помимо приятной внешности необходимы определенные навыки: работа на компьютере на уровне пользователя (Word, Excel, Интернет, электронная почта), знание машинописи, хорошая скорость набора, делопроизводство, умение обращаться с офисной техникой, образование — не ниже среднего специального. Знание английского языка требуют редко.

Из личных качеств желательна грамотная речь, хорошая дикция, доброжелательность, коммуникабельность, организованность, ответственность, аккуратность и исполнительность.

Секретарь-референт так же, как и ассистент руководителя, присутствует на совещаниях и встречах с партнерами. Его задача — вести протоколы деловых переговоров, при необходимости выполнять функции переводчика, поэтому от него требуют знания иностранных языков.

Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, поскольку именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д. Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю, поручение будет выполнено в срок. Секретарь-референт должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

Одним из первых выдвигается требование «сохранение служебной тайны, умение в разговоре проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы».

К важнейшим качествам секретаря-референта относится - пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность предъявления документов и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний. Секретарь-референт должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Комплекс профессиональных знаний, умений и навыков, которыми должен обладатьсекретарь-референт: умение работать на компьютере, стенографировать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работа со справочной литературой.

Из личных качеств на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Не менее важная черта характера - коммуникабельность - т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. К личным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Секретарь должен хорошо ориентироваться в вопросах деятельности, по которым работает его руководитель и фирма в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе.

Секретарь руководителя (предприятия, организации)

Обязанности секретаря как личного помощника (ассистента) руководителя предполагают, с одной стороны, общение с клиентами внутри компании, иногда личный помощник имеет определенные полномочия в принятии серьезных решений или при переговорах, с другой стороны, замкнутость на начальника. Руководителю некогда думать о таких мелочах, как покупка билетов для заграничной командировки или заказ ресторана для встречи с партнерами. Об этом должен побеспокоиться помощник. Он же занимается планированием дня руководителя, организацией телефонных переговоров босса, проверяет выполнение подчиненными распоряжений сверху. Помимо психологической совместимости с директором и знания этикета для личного помощника важны такие качества, как гибкость, стрессоустойчивость, внутренняя культура и коммуникабельность.

Таковы классические отличия одной разновидности профессии от другой. На практике же круг обязанностей секретаря, как правило, определяет руководитель и законодательные нормы (ДКХП).

Задания. Обязанности. Квалификация

В современных коммерческих структурах, к сожалению, не существует четкого разделения секретарей по квалификации, как это предусмотрено Квалификационным справочником, а термин секретарь используется для наименования секретарей различного уровня. Секретарь в зависимости от сферы деятельности организации, ее корпоративной культуры, организационной структуры, количества сотрудников, стиля управления имеет различные функциональные обязанности, эффективное выполнение которых требует разного уровня профессиональных знаний, навыков, способностей и личностных качеств.

Какие же секретарские профессии сегодня являются легитимными? Исчерпывающий ответ на этот вопрос даёт уже упомянутый нами Национального Классификатора профессий Украины (КП). Итак, КП рекомендовано использование таких профессиональных названий работ как: секретарь руководителя, референт, секретарь ресепшионист, секретарь машинистка, секретарь стенографистка.

Это значит, что например, на должность «офис-менеджер» Вас не могут принять, поскольку она отсутствует в КП. Поскольку любое смешивание функций указанных специальностей с юридической точки зрения является недопустимым!

За разъяснением обратимся к Выпуску 1 Справочника квалификационных характеристик (ДКХП) профессий работников. Поскольку обязанности, которые выполняет человек на вышеуказанных должностях интуитивно понятны, рассмотрим некоторые нормативные требования не очень распространённой профессии «Референт» более подробно.

Референт принимает участие во внедрении системы взаимосвязей. Применяет и поддерживает ее в соответствии с установленными требованиями и порядком, обеспечивающими координацию внутренней управленческой деятельности между руководителем предприятия и руководителями структурных подразделений и другими работниками. Применяет и поддерживает систему взаимоотношений руководителя предприятия с представителями других предприятий, партнерами, конкурентами, клиентами.

Организует рабочее время руководителя предприятия, оперативно вносит изменения и дополнения в программу и расписание его работы. Составляет ежемесячно график отчетов руководителей структурных подразделений о результатах хозяйственной деятельности. Ставит в известность все заинтересованные службы, посторонние организации и отдельных лиц о содержании принятых решений, осуществляет контроль за их выполнением.

Составляет заказы на необходимое оборудование, материалы и услуги. Принимает участие в рассмотрении управленческих и организационных дел. Ведет установленную документацию. По поручению руководителя предприятия готовит аналитические обзоры по актуальным социальным, экономическим и финансовым вопросам в условиях рыночных отношений. Осуществляет отбор и проработку информации для руководителя. Готовит согласно с утвержденной номенклатурой проекты предписывающей документации, административной, коммерческой, технической и другой корреспонденции: запросов, обращений, ответов на листы, сообщений и тому подобное. Выполняет протокольные поручения, контролирует готовность стенографических отчетов о важных и значительных событиях и выступлениях на встречах, заседаниях, совещаниях и т. п.

Принимает участие в подготовке докладов, справок и других материалов для выступлений руководителя предприятия. Организует своевременное и адресное направление поручений, распоряжений и приказов руководителя предприятия, служебной корреспонденции и специальной документации руководителям подразделений и другим исполнителям. Отслеживает процесс получения установленной информации, контролирует полноту ее поступления. Регистрирует обращение и заявления работников, организует их прием руководителем предприятия. Помогает руководителю предприятия в применении соответствующих норм этикета и протокола во время приема служебных лиц, посетителей и гостей. Регулирует на протяжении рабочего дня поездки руководителя предприятия. Сопровождает руководителя предприятия во время его визитов, командировок и поездок, выполняя постоянные задания и обязанности, а также работы, которые вытекают из конкретных обстоятельств.

Должен знать:

  • законодательство Украины о предпринимательской деятельности;
  • основы административного, хозяйственного и трудового права;
  • нормативные, методические и другие руководящие документы в отрасли профессиональной деятельности;
  • делопроизводство;
  • положения, инструкции и другие материалы по разработке управленческой, организационной, технической и других видов документации;
  • основы экономики, организации труда, производства;
  • профиль, специализацию и особенности управления предприятием;
  • организационную, производственную и социальную структуру предприятия;
  • основы технологии производства;
  • компьютерную и офисную технику;
  • технические средства регистрации и обработки информации;
  • правила, нормы, этикет организации и проведения деловых мероприятий, встреч, приемов, совещаний и тому подобное;
  • основы психологии общения, социологию и этику профессиональных отношений;
  • основы отечественной культуры, обычаи, соответствующие стили литературной и деловой речи;
  • один или более иностранных языков.

Квалификационные требования:

Полное или базовое высшее образование соответствующего направления подготовки (специалист или бакалавр) и стаж работы по профессиональному направлению на предприятии - не меньше 1 года.

Вы нашли то, что Вы искали!

Позвольте себе стать лучше, грамотнее, эффективнее и успешнее!

Превратите свои мечты в реальность! Вы этого достойны!

Профи-центр Стрельниковых
Rambler's Top100